一个好的工作工具可以帮助我们在假期结束后快速提高工作效率,这个工具就叫做SOP(Standard Operation Procedure),即标准工作流程。它可以帮助我们将流程化的工作变成可执行的标准化步骤,而我们只需要按照步骤进行。
假期结束后往往很难立即进入工作状态,比起开展低效的工作,不如让我们先拿出一小部分时间建立SOP,帮助梳理接下来的工作内容,快速高效地完成工作任务。
对于管理者来说,建立SOP可以更好地分配工作,把重复性的工作交给助理或下属,解放个人生产力,避免“过度管理”。
那么,如何搭建简单的工作SOP呢?
首先,建立工作框架,梳理工作流程节点。
可以通过思维导图、表格、流程图的形式进行直观展示,甚至可以手写,手写的过程更能帮助集中注意力,思维效率也更高效。
其次,确立目标,拆解工作流程。
用SMART原则确立工作目标,然后自上而下进行拆解,确保每一步都是“傻瓜式”的,简单可操作的。就像是导航仪,我们输入目的地之后,导航会很明确地告诉你下一步应该如何走。
接下来,为了让以上的计划都能按顺序进行,我们可以将工作任务按优先顺序、事情的紧急程度进行排序,同时对自己的工作进行时间预算和资源盘点,不仅要为接下来的步骤预留充分的时间,还要明确其中的资源都有哪些,能够帮助我们在过程中更好地实施这些计划。
最后,针对自己目标达成情况进行复盘,根据复盘迭代SOP。总结自己的工作方法,学习他人的方法,持续更新,不断迭代。
以上是从目标分解的角度去做工作SOP。除此之外,还有很多类似的SOP基本模型可以直接拿来用,比如,PDCA循环法则,80/20法则,SWOT分析法等等。
通过这些方法不断强化自己的SOP思维,帮助我们从0-1学会各种方法和技能。SOP不仅仅是帮助我们梳理工作流程和逻辑思路,也可以帮助我们进行工作总结复盘、汇报工作、读书总结。
所以,搭建属于自己的SOP,掌握SOP思维,将正确的事情重复去做,用标准化去执行,以达成高效的学习和工作方式,能够帮助我们更好地在假期开始之后迅速进入工作状态。